1С:Бухгалтерия 6.0 - Работала, Работает и будет Работать! ( 2008 г. )

Вопросы и полезные советы по использованию программы "1С:Бухгалтерия 6.0." (21/12-04)

===========================================
BUH1C60@yandex.ru , Юрий, тел. 8-916-693-26-60 (г.Москва)
===========================================

21.12.2004 года фирма «1С» и «Финансовая газета» провели предновогодний семинар «День Бухгалтерии».

На семинаре было подчеркнуто, что выпуск и интенсивное развитие учетных решений нового поколения на технологической платформе «1С:Предприятие 8.0» ни в коей мере не означает, что фирма «1С» намерена сворачивать в 2005 году поддержку продуктов предыдущих версий.
Не только программы системы «1С:Предприятие 7.7», но и более ранние – «1С:Бухгалтерия» версий 6.0 и даже 2.0 ПРОФ и 5.0 для MS DOS, будут сопровождаться в том же объеме, что и сейчас.

Об изменениях в политике сопровождения пользователи будут оповещены заблаговременно, как минимум за год.
Подробнее о семинаре смотрите на http://www.1c.ru/news/pressrelise.jsp?id=320


=================================================================
Вы давно пользуетесь программой 1С:Бухгалтерия 6.0?
Посмотрите, может откроете, для себя что-нибудь новое?
Ответы на вопросы и полезные советы Вы можете посмотреть ниже.
0... СОХРАНЕНИЕ ДАННЫХ !!!!!!!!!!!!!!!
1... Как заново начать нумерацию документа в начале года?
2... В "Руководстве пользователя" говорится о возможности одновременной работы программ "1С" и Excel. Могли бы Вы показать это на примерах ?
3... Перенос данных из 1С:Бух. 60 в Excel (через отчёты текстовом формате).
4... Использование " Горячих " клавиш в програме УСКОРЯЕТ процесс работы.
5... Полезные советы.
6... Разные наблюдения по работе программы 1С Бухгалтерия 6.0
7...Что надо сделать, что бы распечатывать не все страницы отчета?
8...Формирование в одном документе блока платежных поручений , например по перечислению налогов по з/плате с формированием проводок в журнал операций.
9...Печать в расходном ордере Фамилии, И.О. получателя в родительном падеже ?
10...Возможность создания дополнительных отчётов.
11...Корректировка справочников.
12...
Ответы на другие вопросы можно посмотреть на этом же сайте в разделе "Что ещё посмотреть в интернете по 6.0?"

0) СОХРАНЕНИЕ ДАННЫХ !!!!!!!!!!!!!!!
Регулярно выполняйте сохранение Ваших данных на внешних носителях!
(На дискетах, CD-ROM, ZIP, Flash, на другом компьютере, ……..…)
Архивируйте не только "1С", но и другие документы (Word, Excel, ………).
После закрытия года, квартала (месяца), после ввода большого объема данных - сделайте дополнительную копию архива.
• 1 вар.: См. «Руководство пользователя» (с.218). При больших объемах информации архив занимает много дискет (сохраняются только файлы *.DBF без сжатия). Необходимо дополнительное сохранение файлов *.GFD (шаблоны документов, *.GFR (произвольные отчеты) и *.GFO (типовые операции). Список файлов, сохраняемых при создании архивной копии, хранится в файле 1SBWFILE.TXT.
• 2 вар.: Использовать любой архиватор (сжимает данные примерно в 10 раз).

Практически у всех моих клиентов я устанавливаю в автозагрузку команду архивации рабочей базы (можно использовать любые известные многочисленные программы сохранения данных).
В результате на компьютере остаются 20 архивных копий, созданных в момент включения/перезагрузки. Это бывает полезным, что бы посмотреть данные 1, 2, 3-х недельной давности, или после серьёзного аварийного выхода, когда база не восстанавливается, можно начать работу со вчерашней копией.
Это конечно не спасает в случаях поломки винчестера или кражи компьютера, но для этого необходимо копировать архивы на внешние носители (см. выше).
Эти страшилки рассказаны не для того что бы запугать, а для того, что бы Вы не забывали делать архивные копии Ваших данных.

1) Как заново начать нумерацию документа в начале года?

Войти в ''''Документы и расчеты''''. Встать на документ. Нажать клавишу ''''F9'''' (копировать).
У вновь созданной копии документа изменить название, к примеру, «Платежное поручение-2003». Пользоваться новым документом.

Как скопировать данные платежки из прошлого года в новую?
Для платежки всё очень просто. Надо поочерёдно встать на те строки шапки, которые надо копировать и внизу в ячейке "Копировать из реквизита" прописать соответствующий номер. Для Получателя - 3, Содержание 1 - 5, Содержание 2 - 6, Комм. -7, Ср.плат.-10, Очер. -11.
После этого в Ж.Операций встать на нужную платёжку и выбрать внизу кнопку "Коп.документ" (справа внизу), а не "Коп". Тогда мы снова попадаем в список док-тов, там выбираем ПлП-2003 и говорим "Выб".
В результате и № новый и данные перенеслись. Коп. документа надо выбирать для каждого клиента только 1 раз, в дальнейшем копируем платежки обычным способом.
Для удобства можно в новом док-те поменять номер журнала на "Б3", и все новые платежки будут находится в отдельном журнале. Если конечно стоит метка на разделение журналов (в Интервале операций, где заодно не мешало бы сдвинуть верхнюю границу хотя бы до 31.12.03).

2) Одновременная работа программ "1С" и Excel.
Для использования режима DDE необходимо запустить программу "1С", а затем открыть файл в Excel, содержащий ссылки на "1С", и подтвердить запрос на обновление связей.
Возможен вывод остатков по счетам на начало и конец периода, обороты между счетами, а так же в разрезе конкретного аналитического объекта ( организация, товар, сотрудник и т.д. из списков Субконто ). Доступны так же к выводу константы, наименования и параметры субконто, наименование рабочего периода.
Для вызова выражения 1С:Бухгалтерии из Microsoft Excel следует использовать команду =БУХ|ВЫР!''выражение''
Например: =БУХ|ВЫР!''ДО20'' или =БУХ|ВЫР!''СН1:1'',
так же могут использоваться другие макрокоманды "1С": СНД51, ДО51, КО51, СКД51, ОБ50,51, К1, СН1:1, СП7:5^2, РПЕР.
Для анализа структуры затрат предприятия в ячейках электронных таблиц записываются обороты между счетами, корреспондирующими с Дебетом счета 20 ( ОБ20,70, ОБ20,68 и другие ). В данных ячейках будут выводится значения, соответствующие вышеперечисленным оборотам за рабочий период, который устанавливается внутри программы "1С".
При изменении "Рабочего периода" - тут же происходит обновление информации в Excel.
Выведенные данные можно обрабатывать стандартными средствами программы Excel - строить диаграммы и графики
>Можно провести сравнительный анализ по затратам за различные периоды ( например за 3 месяца: июль, август, сентябрь).
Для этого необходимо сделать следующее.

В Excel создать таблицу по затратам с названиями и формулами, обращающимися к "1С".
По каждой статье затрат можно просчитать процентное соотношение от общей суммы, используя стандартные формулы Excel.

ВИДЫ ЗАТРАТ..... СУММА
Зарплата ( Д20 - К70 )..... =БУХ|ВЫР!''ОБ20,70''
Налоги ( Д20 - К68 ) ..... =БУХ|ВЫР!''ОБ20,68''
Прочие расходы ..... =БУХ|ВЫР!''ДО20''-БУХ|ВЫР!''ОБ20,70''-БУХ|ВЫР!''ОБ20,68''
Итого ..... =БУХ|ВЫР!''ДО20''

Выделяем всю таблицу и копируем ее чуть ниже с применением специальной вставки - только значение.
Во второй таблице будут собираться информация по разным месяцам .

1. Перейти в "1С" и установить в "Расчете итогов" , "Вывод итогов" за июль.
2. Возвращаемся в Excel и видим результаты деятельности предприятия за июль .
3. Выделяем цифровые значения из столбца "Сумма", копируем в буфер, переходим в таблицу N 2 во вторую ячейку столбца "Сумма".
Выбираем в Меню "Правка" / "Специальная вставка" / "Вставить" / "Значения" / "ОК".
В результате в данном столбце мы фиксируем результаты за июль.
4. Переходим в "1С" и устанавливаем в "Расчете итогов", "Вывод итогов" новый период- август.
5. Возвращаемся в Excel.
В таблице N 1 теперь отображаются обороты за август.
6. Снова выделяем данный столбец и повторяем копирование, аналогично предыдущему месяцу.
Только вставку в таблицу N 2 делаем рядом с июльскими данными.
7. Действия п.п. 4 - 6 повторяем для всех месяцев за которые необходимо произвести анализ.
В результате в таблице N 2 мы получаем сводные результаты по месяцам.
8. На основании этих данных с помощью "Мастера диаграмм" Excel формируем сводную диаграмму.
В И Д Ы З А Т Р А Т ..... ИЮЛЬ ..... АВГУСТ ..... СЕНТЯБРЬ
Зарплата ( Дт 20 - Кт 70 ) ..... 1000 ..... 2000 ..... 1500
Налоги ( Дт 20 - Кт 68 ) ..... 400 ..... 800 ..... 600</div>
Прочие расходы ..... 3000 ..... 300 ..... 100</div>
И Т О Г О ..... 4400 ..... 3100 ..... 3100</div>
Теперь можно создать сравнительную диаграмму по месяцам.

3) Перенос данных из 1С:Бух. 60 в Excel (через отчёты текстовом формате).

Отчеты сформированные в "Формате произвольных документов" можно использовать только внутри программы 1С:Бух.60.
При необходимости выгрузить данные отчета в Excel, надо перевести их в текстовый формат.
Задача. Надо выгрузить справочник организаций с параметрами и остатками по счетам 60 и 62. Формируем отчет в текстовом формате.

===========================================
!е2
!ВЫБРАТЬ СУБКОНТО ВИД 1 ВСЕ
!пОст60 = СКД60:& - СКК60:&
!пОст62 = СКД62:& - СКК62:&
[СК& ]; [СН& ] ; [пОст60 ] ; [пОст62 ] ; [СП&.1]; [СП&.2] ; [СП&.3]; [СП&.4] ; [СП&.5]; [СП&.6]; [СП&.7]; [СП&.17]
!СЛЕДУЮЩЕЕ СУБКОНТО
===========================================
Уточнение. Количество знаков между квадратными скобками должно превышать максимальное значение данного реквизита или значения. В примере это условие не выполнено для экономии места.
Аналогичным образом можно создать другие отчеты или отредактировать уже работающие.
Остатки по счетам, аналоги стандартных отчетов (Карточка счета, Оборотно-Сальдовая Ведомость) и другие.


4) Использование " Горячих " клавиш в програме УСКОРЯЕТ процесс работы

Использование " Горячих " клавиш ( с. 84 ) - ускоряет процесс работы (ввод, вывод и просмотр информации) :

Ctrl + 1 сортировка Журнала операций по Дате Поиск по Дате 990830 без пробелов и знаков
Ctrl + 2 по Дебету
Ctrl + 3 по Кредиту
Ctrl + 4 по Сумме Поиск по Сумме Набор заданной суммы на клавиатуре
Ctrl + 5 по Содержанию Поиск по Содержанию ИКС дог.15 услуги оплата
Поиск по 1-ой букве или цифре ПФ налог 1-95 начислен

" Insert " - Ввод новой информации
" Delet " - Удаление
" F 9 " - Копирование

" F 8 " - Заменяет кнопку "Документ" и "Печать" - вывод на печать
" F 2 " - вызов палитры инструментов
" F 4 " - открывает список Субконто
" F 5 " - редактирование Документов, отчетов, переход в Параметры Субконто


Shift + F6 - Быстрый переход от проводок, сформированных Документом, к заголовку Док-та
Ctrl + F5 - Быстрый поиск и просмотр проводок и документов по 1-му выбранному субконто в журнале операций


Ctrl + Стрелка вниз Переход в списке Субконто на следующий (нижний) уровень
Ctrl + Стрелка вверх Переход в списке Субконто на предыдущий (верхний) уровень

Ctrl + F2 Калькулятор

------------------------------------------------------------------------------------------
ALT + " Tab " Переход между открытыми окнами в Windows
------------------------------------------------------------------------------------------
Ctrl + Insert Запомнить в буфере обмена ( копирование )
Shift + Insert Вставить из буфера обмена

Shift + Del Запомнить в буфере обмена c удалением ( перемещение )
------------------------------------------------------------------------------------------

Копирование из 1-ой программы в другую.

Ctrl + Insert Запомнить в буфере обмена ( копирование )
ALT + " Tab " Переход из 1-ой программы во 2-ю
Enter Активизировать ячейку
Shift + Insert Вставить из буфера обмена
Enter Сохранить (Запомнить)
ALT + " Tab " Возврат в 1-ю программу
------------------------------------------------------------------------------------------
Если Enter - Выбрать, то
Shift + Enter - Редактирование ( Изменить ) (Документы, справочники)

Если Enter - Редактирование ( Изменить ), то
Ctrl + Enter Выбрать (Произвольные отчеты)
------------------------------------------------------------------------------------------
ALT + " F 2 " Табло
Shift + " F 2 " Табло счетов
------------------------------------------------------------------------------------------
Поставьте курсор в начало названия документа или имени субконто.
Нажмите клавишу ALT. и не отпуская ее наберите на цифровой клавиатуре 250. Отпустите клавишу ALT.
Перед название документа появится точка, которая является отображением знака с кодом 250.
Нажмите клавишу Ввод (Enter) и документ (субконто) переместится в самый конец списка.
=============================================================================

5) Полезные советы.

1. Регулярно создавайте резервные копии Вашей программы. По очереди на 2-х или 5-ти комплектах дискет в соответствии с днем недели ). (См. "Руководство пользователя" стр. 217) Если Вы корректировали какие либо настройки или формы, то необходимо дополнительно сохранить, изменившиеся файлы, т.к. по умолчанию запоминаются только файлы базы данных ( расширение *.DBF ).
2…..Обратите внимание на иконки "Readme - Дополнительная информация" и "Новое в версии 6.0". Откройте их, там много интересного, а так же может содержаться новая информация, которая не попала в "Руководство пользователя".
3…..Поработав некоторое время в программе и приобретя некоторый опыт, не поленитесь еще раз, и еще не один раз, полистать описание, и Вы откроете для себя новые возможности "1С".
4…..Если Вы еще не используете в "Отчетности" - "Отчеты по Журналу операций", то посмотрите стр. 173, выполните приведенные примеры, и Вы получите очень удобный инструмент для формирования разнообразных отчетов для себя и руководства.
5…..Откройте для себя "Табло" и "Табло счетов" (стр. 239 ).
Раскройте на экране одновременно "Журнал операций" и "Табло счетов". Введите в строку номер, интересующего Вас счета.
Введите новую проводку, корреспондирующую с данным счетом ( или измените сумму в существующей проводке ), и Вы тут же увидите все изменения по данному счету.
6….. Внимательно прочитайте в "Произвольных отчетах" - "1. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТОВ".
7…..Для удобства работы используйте "Горячие" клавишами . Их список всегда можно посмотреть в меню "Действия", справа от названия.
8…..Отчеты формируются за период установленный в "Расчете итогов" в окне "Вывод итогов". Этот период всегда можно увидеть внизу экрана справа - "Итоги За ..................".
При переходе из одного квартала в другой в пределах "Основного расчета" делать пересчет за рабочий квартал НЕ НАДО, если у Вас стоит "Х" в окошке "Автоматический пересчет".
9…..Красное сторно - проводка с знаком минус " - ".
Что бы в проводке удалить знак минус " - ", надо повторно нажать знак минус " - ".
10…..Что бы номера документов в Новом году начинались с "1" необходимо создать Копию документа.
Нумерация нового документа будет начинаться с "1".
11…..Регулярно распечатывайте отчеты по вводимой информации (журнал хоз. операций, Оборотно-сальдовые ведомости, карточки и другие ). Это может помочь в критических ситуациях: например, Ваш компьютер не работает из-за отсутствия электричества или из-за поломки и др..

12…..Просмотр в стандартных отчетностях "Истории создания любой цифры", а так же нахождение и исправление ошибок. ( Оборотно-сальдовая ведомость - Карточка счета - Журнал операций - Обор.-сал.вед-ть (Обновление)).
После формирования любого стандартного отчета надо встать на любой счет, Вы видите мышку в виде лупы. Нажав "Enter" или два раза левой кнопкой мышки, из списка надо выбрать отчет, который Вы хотите сформировать, например "Карточку счета". Находим какую-либо цифру и с помощью прямоугольной лупы автоматически попадаем на эту проводку